職位分析說明書
網(wǎng)名：煙花過后 服務(wù)中心：河北省唐山電大 專業(yè)批次：201109公共事業(yè)管理
職位名稱 |
辦公室主任 |
所屬行業(yè) |
醫(yī)療服務(wù) |
工作日程 |
8點－12點 |
注：因辦公室臨時性工作較多，無法逐一列出，以下為每天固定不變的工作。 每天早晨提前半小時到辦公室，帶領(lǐng)工作人員打掃院長辦公室、會議室、會客廳衛(wèi)生。然后梳理昨天因特殊原因未完成的工作和今天的重點工作，以便合理安排和分工。提醒院長暫未完成的事宜，按時參加各種會議。 8:00行政交班會準時開始，主持會議并記錄，各行政科室輪流匯報工作，發(fā)現(xiàn)問題會后督促落實。會議大概持續(xù)40分鐘。 會議結(jié)束后安排負責文件的人員收發(fā)政府網(wǎng)文件，仔細閱讀分類后簽發(fā)至各主管院長及相關(guān)科室，全程監(jiān)督文件的承辦落實。 向院長匯報今天的工作安排，詢問是否有臨時檢查、會議等活動，進行工作部署。如遇政府或上級主管部門召開會議，負責文字材料的編寫并陪同領(lǐng)導(dǎo)參會。如遇檢查則全程陪同并介紹工作情況，結(jié)束后安排檢查人員休息、就餐。 安排負責宣傳的人員對宣傳板、電子屏等設(shè)施內(nèi)容及時更新，發(fā)布當天重要通知及重點工作安排。 寫工作日志、計劃及上報的材料（每天都要完成） |
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12點－18點 |
12點下班午餐后休息至14點。 上班后先進行上午未完成的工作，上午工作全部完成后如無特殊情況就閱讀當天的各種報紙（各種黨報、人民日報、健康報、工人報、經(jīng)濟日報、唐山勞動日報等）。 閱讀完報紙堅持寫一篇讀書筆記。 上網(wǎng)收轉(zhuǎn)電子郵件，協(xié)調(diào)醫(yī)教科、護理部等科室處理相關(guān)工作。 每周二下午15點全院行政查房，對存在問題記錄并督促落實。 每周五下午15點全院中層干部例會，負責會場布置、會議通知、會議記錄等工作。 |
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18點－24點 |
私人時間（如遇加班、應(yīng)酬等特殊情況，時間另行安排。） | ||
職位要求 |
辦公室處于承上啟下的地位，是聯(lián)結(jié)領(lǐng)導(dǎo)和基層的橋梁，協(xié)調(diào)各有關(guān)部門關(guān)系的紐帶，保持醫(yī)院工作正常運轉(zhuǎn)的中樞，在日常工作中具有十分重要的作用。辦公室主任崗位職責實踐表明，上級的各項決策能否在基層不折不扣地得到貫徹落實，后勤工作是否保障有力，職工文化生活開展的是否有聲有色，很大程度上取決于有沒有一個合格、稱職的辦公室主任，更進一步就是辦公室主任崗位職責的履行程度。 一、辦公室主任的基本職能 概括的講，辦公室主任的主要職能就是服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策和決策的正確執(zhí)行服務(wù)。其基本職能有四項，即參謀職能、承辦職能、管理職能和協(xié)調(diào)職能。 1．參謀職能。辦公室主任的參謀職能大多的圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策進行的。主要表現(xiàn)在：第一，在決策形成過程中，在幫助領(lǐng)導(dǎo)全面了解基層情況、確定工作方向和重點、范圍及程度上發(fā)揮參謀作用。第二，在決策實施過程中，在幫助領(lǐng)導(dǎo)及時了解工作進展情況、審時度勢、強化控制上發(fā)揮參謀作用。第三，在決策實施過程結(jié)束后，在幫助領(lǐng)導(dǎo)正確總結(jié)經(jīng)驗、進行新的決策活動上發(fā)揮參謀作用。 2．承辦職能。辦公室主任的承辦職能大致來自三個方面。一是來自上級部門的。主要是指上級領(lǐng)導(dǎo)部門交付的事項，如工作調(diào)研、信息反饋、工作總結(jié)等，需要認真對待，按期完成。二是來自站領(lǐng)導(dǎo)的。對于站班子的決策，辦公室主任要帶領(lǐng)工作人員不折不扣地去落實，負有領(lǐng)導(dǎo)、組織、指揮和管理的責任是第一責任人。三是來自站內(nèi)各科室和班組的。站內(nèi)職工需辦理有關(guān)事項或?qū)φ緝?nèi)的意見建議，按程序應(yīng)先和辦公室取得聯(lián)系，這就需要辦公室主任根據(jù)實際情況去處理?？傊?，辦公室主任對所負責的事項要高度負責。一絲不茍，一辦到底，落到實處。 3．管理職能。管理職能主要是針對辦公室內(nèi)部而言，集中體現(xiàn)在以下三個方面。一是文書管理。盡管站內(nèi)文件并不太多，但圍繞著公文的處理與保管而需要進行的撰稿、校對、印制、收發(fā)登記、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)是必不可少的。辦公室主任負責對文書工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一組織安排，負責督促、檢查，把好質(zhì)量關(guān)，防止濫抄亂送和形式主義。二是事務(wù)管理。辦公室作為站內(nèi)事務(wù)性辦事機構(gòu)，辦公室主任作為這個機構(gòu)的負責人，應(yīng)該說是事無巨細，都要認真操辦。如會議安排、領(lǐng)導(dǎo)用車、對處接待、辦公用具以及為站內(nèi)職工提供生活服務(wù)的有關(guān)事項。使辦公室真正成不站內(nèi)工作的樞紐。 4．協(xié)調(diào)職能。辦公室主任履行協(xié)調(diào)職能，主要是抓好縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)和內(nèi)部協(xié)調(diào)。所謂縱向協(xié)調(diào)，即指致辭力于上下級之間關(guān)系流融洽，上令下行，下情上曉，上下緊密配合、步調(diào)一致辭的協(xié)調(diào)工作。所謂橫向協(xié)調(diào)，即指票證、監(jiān)控、財務(wù)等各科室融洽和諧的協(xié)調(diào)工作。 二、辦公室主任應(yīng)具備的素質(zhì)與修養(yǎng) 辦公室主任要素質(zhì)高、修養(yǎng)好。素質(zhì)包括政治素質(zhì)、品德素質(zhì)、心理素質(zhì)、知識素質(zhì)四個方面。 政治素質(zhì)是辦公室主任的首要素質(zhì)。就是政治上絕對可靠，具有堅定的共產(chǎn)主義理想信念，是“科學(xué)發(fā)展觀”重要思想的忠實實踐者。 品德素質(zhì)是除了政治素質(zhì)以外最基本、最重要的素質(zhì)之一。要求做到光明磊落，忠誠老實；服從組織，顧全大局；關(guān)心他人，助人為樂；公道正派，謙虛謹慎；嚴于律已，廉潔奉公。 心理素質(zhì)主要包括穩(wěn)定的情緒、良好的性格、廣泛的興趣和堅強的意志。要求做到：急而不躁，怒而不形，喜而不亢；隨和而不盲從，自信而不固執(zhí)，忍讓而不獻媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，謹慎而不圓滑。同時，還要從本職工作出發(fā)，不以個人愛好為取舍，培養(yǎng)廣泛的興趣，培養(yǎng)興趣的多樣性，以適應(yīng)工作需要。此外，在工作中不僅要有雷厲風行的作風，還要有善始善終的毅力；不僅在取得成績的時候保持清醒的頭腦，也能為顧全大局而忍辱負重。 知識素質(zhì)主要包括三方面。一是深厚的理論功底。要求熟知馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論的基本理論和基本知識，掌握其思想體系，特別是“三個代表”重要思想和“科學(xué)發(fā)展觀”的基本內(nèi)涵。二是專業(yè)知識。不僅要具有辦公室工作的基本知識還要熟知醫(yī)院相關(guān)的各項法律法規(guī)等專業(yè)知識，努力成為一個“多面手”。三是寬廣的基礎(chǔ)知識，如歷史知識、社會科學(xué)知識等輔助知識，力爭使自己成為一個知識淵博的人。 辦公室主任除了需要具備以上四種素質(zhì)和不斷加強自身修養(yǎng)外，在工作中還要樹立敬業(yè)意識、公樸意識、奉獻意識三種意識。 所謂敬業(yè)意識，也就是人們平常所說的干一行、愛一行、專一行，這是做好工作的前提。辦公室主任是個很重要的崗位。能夠為領(lǐng)導(dǎo)和同志們服務(wù)，是一件很光榮的事。對于這樣一項重要而又有意義 的工作，不能妄自菲薄，不能見異思遷，而要懷著強烈的事業(yè)心和高度的責任感，全身心投入進去，努力把工作干好。通過鉆研學(xué)習(xí)掌握各種知識，不斷提高思想政治工作水平和專業(yè)水平，增強使命感和工作能力。 公仆意識，也可以說是服務(wù)意識，就是要當上級領(lǐng)導(dǎo)的公仆，當好廣大職工的公仆，當好司乘人員的公仆，全心全意地為他們服務(wù)。當好“公仆”要做到“三心”、“四勤”?！叭摹笔菬嵝?、誠心、耐心，“四勤”是腦勤、嘴勤、手勤、腿勤。 實實在在地說，當好一名辦公室主任是不容易的。上呈下達、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、調(diào)查研究、撰寫文稿、謀劃工作、制訂計劃、總結(jié)經(jīng)驗、請示匯報，后勤服務(wù)，工作繁雜，平凡而枯燥。所以必須樹立無私奉獻的意識，不計名利，不講報酬，任勞任怨，甘于奉獻。 做一名合格的辦公室主任面對秘書事務(wù)雜、任務(wù)重的工作性質(zhì)，不怕吃苦，勇挑重擔，積極適應(yīng)各種艱苦環(huán)境，在繁重的工作中磨練意志，增長才干。加強學(xué)習(xí)，勇于實踐，博覽群書，不斷積累，在向書本學(xué)習(xí)的同時注意收集各類信息，廣泛汲取各種“營養(yǎng)”；同時，講究學(xué)習(xí)方法，端正學(xué)習(xí)態(tài)度，提高學(xué)習(xí)效率，防止和克服淺嘗輒止、一知半解的傾向。努力培養(yǎng)自己具有扎實的理論功底、辨正的思維方法、正確的思想觀點、踏實的工作作風、周密的組織能力、機智的分析能力、果敢的處事能力、廣泛的社交能力、從而逐步達到“張口能講，提筆能寫，下手能干”的境界。要打破長期形成的心理定勢和思維定勢，勇于發(fā)現(xiàn)和糾正自己工作中的缺點、錯誤，不斷調(diào)整自己的思維方式和工作方法。 |
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薪資待遇及從業(yè)情況 |
薪資待遇： 1. 底薪+績效工資每月約4000元,繳納各項保險（五險一金）、有院齡工資、津補貼、交通補助、全勤獎及其它； 2.每年組織外出學(xué)習(xí)（醫(yī)院全額提供吃、住費用）； 3.生日發(fā)放禮物、大型節(jié)日發(fā)放節(jié)日禮品； 4.提供舒適的辦公環(huán)境、學(xué)習(xí)平臺及發(fā)展空間； 5.薪資待遇：、免費提供三餐和住宿、 從業(yè)情況： 辦公室工作繁雜而重要，成為辦公室主任必須具有優(yōu)秀的決策能力、應(yīng)變能力、分析判斷能力、溝通能力、團隊領(lǐng)導(dǎo)能力及解決突發(fā)事件的能力，全面保障醫(yī)院行政辦公、后勤保障等日常工作的正常運營；有較強的管理、協(xié)調(diào)能力及工作責任心，具有優(yōu)秀的執(zhí)行能力及良好的職業(yè)形象和素質(zhì)。 熟練使用辦公軟，有較強的文字功底，優(yōu)秀的外聯(lián)和公關(guān)能力。辦公室主任由于積累了豐富的工作經(jīng)驗，表現(xiàn)優(yōu)秀者可提名為副院長人選。 |
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培訓(xùn)要求 |
專業(yè)培訓(xùn)課程：主要是公文寫作基本規(guī)則、常用公文起草要領(lǐng)、辦公室建設(shè)與管理三方面的培訓(xùn)。在公文寫作基本規(guī)則中要明確公文寫作的特點是規(guī)范性強。 目的是為處理公務(wù)服務(wù)，排斥個性化寫作。 內(nèi)容要真實地反映事實，排斥文學(xué)手法。格式具有規(guī)范體式，符合公文格式標準。表達上采用應(yīng)用文體，恰當運用公文術(shù)語。在領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定的時間內(nèi)完成任務(wù)。 常用公文起草包括請示、報告、通知的起草，怎樣編寫計劃、怎樣起草總結(jié)、編寫會議紀要的要領(lǐng)和領(lǐng)導(dǎo)講話稿及請示的起草。為了寫出好文章要特別注重理論學(xué)習(xí)和政策學(xué)習(xí)。既要博覽群書，又要針對工作需要，突出學(xué)習(xí)重點，不斷開拓視野，作到厚積薄發(fā)、運用自如。注重廣泛涉獵各種知識。注重積累工作閱歷。加強辦公室建設(shè)與管理包括辦公室人員崗位認知與基本職責、加強辦公室建設(shè)、辦公室辦會工作基本規(guī)范和加強辦公室的日常管理。 培訓(xùn)書籍：《怎樣當好辦公室主任》，此書是一本管理者崗位培訓(xùn)系列叢書。解讀主任的角色要求，把握主任的工作定位，履行主任的基本職責，培養(yǎng)主任的工作作風，設(shè)計主任的公眾形象。 自我培訓(xùn)途徑：到其它醫(yī)院參觀，參加各種培訓(xùn)班、提高班，平時多看報紙、新聞。 |
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